Proforma Invoice Adalah: Apa Itu & Kapan Dipakai UMKM
Proforma invoice itu apa dan beda dari invoice biasa? Ini penjelasan simpelnya plus kapan kamu sebagai UMKM perlu membuatnya.
Mungkin kamu pernah dengar istilah “proforma invoice” dari pelanggan besar, buyer yang minta dokumen sebelum deal diteken, atau dari rekan bisnis yang berbisnis ekspor-impor. Tapi apa sebenarnya proforma invoice itu? Dan apakah kamu sebagai pemilik UMKM perlu membuatnya?
Jawabannya: tergantung. Tapi setelah baca artikel ini, kamu akan tahu persis kapan proforma invoice berguna dan kapan tidak perlu repot.
Proforma Invoice: Tagihan Percobaan
Kata “proforma” berasal dari bahasa Latin yang artinya “sebagai formalitas” atau “sebagai gambaran.” Jadi proforma invoice adalah draft tagihan yang dikirim sebelum transaksi resmi terjadi — bukan tagihan yang mengikat secara hukum.
Kalau invoice biasa dikirim setelah barang dikirim atau jasa selesai dikerjakan (dan berarti pembayaran sudah wajib dilakukan), proforma invoice dikirim sebelum itu — sebagai penawaran tertulis yang menggambarkan apa yang akan dijual, berapa harganya, dan syarat-syaratnya.
Anggap saja seperti “simulasi invoice.” Isinya sama dengan invoice asli, tapi statusnya belum mengikat.
Bedanya dengan Invoice Biasa
| Invoice Biasa | Proforma Invoice | |
|---|---|---|
| Kapan dikirim | Setelah transaksi terjadi | Sebelum transaksi dikonfirmasi |
| Status hukum | Tagihan yang mengikat | Tidak mengikat, hanya penawaran |
| Kewajiban bayar | Ya, pembeli wajib bayar | Belum — menunggu konfirmasi |
| Dicatat sebagai piutang? | Ya | Tidak |
| Nomor invoice resmi | Ya | Biasanya ditandai “PROFORMA” |
Perbedaan paling krusial: proforma invoice tidak menimbulkan kewajiban hukum. Kalau pelanggan tidak jadi beli setelah terima proforma invoice, tidak ada masalah — tidak ada piutang yang harus dikejar.
Kapan Proforma Invoice Dipakai?
1. Saat pelanggan minta penawaran tertulis sebelum order
Buyer, terutama perusahaan atau instansi pemerintah, sering membutuhkan dokumen tertulis untuk diproses di bagian pengadaan atau keuangan mereka sebelum mereka bisa menyetujui pembelian. Proforma invoice memenuhi kebutuhan itu — kamu berikan gambaran harga dan detail pesanan tanpa harus mengeluarkan tagihan resmi dulu.
2. Untuk keperluan impor-ekspor
Dalam perdagangan internasional, proforma invoice adalah dokumen standar. Importir butuh proforma invoice untuk mengurus perizinan bea cukai, mendapatkan persetujuan devisa, atau membuka Letter of Credit (LC) di bank. Ini konteks di mana proforma invoice paling sering wajib ada.
3. Saat harga atau detail masih bisa berubah
Misalnya kamu punya usaha katering dan calon klien tanya estimasi biaya untuk acara 200 orang bulan depan. Menu dan jumlah pesanan belum final. Kamu bisa kirim proforma invoice dengan angka sementara — ini membantu klien punya gambaran anggaran tanpa kamu harus commit ke harga yang mungkin berubah.
4. Untuk uang muka (DP)
Beberapa pengusaha pakai proforma invoice sebagai dasar pembayaran uang muka. Klien bayar DP berdasarkan proforma invoice, lalu invoice resmi diterbitkan setelah keseluruhan pekerjaan selesai.
Kapan UMKM Tidak Perlu Proforma Invoice?
Tidak semua transaksi butuh proforma invoice. Kalau usahamu menjual langsung ke konsumen akhir (bukan ke perusahaan atau buyer formal), transaksi tunai di tempat, atau barang/jasa sudah langsung diserahkan — kamu tidak perlu repot bikin proforma invoice. Langsung kirim invoice biasa.
Proforma invoice paling relevan kalau:
- Kamu jual ke perusahaan, institusi, atau buyer yang punya proses pengadaan internal
- Kamu berbisnis ekspor atau menjual ke luar kota dengan pengiriman
- Ada negosiasi harga yang perlu dikonfirmasi dulu sebelum order final
Isi Proforma Invoice
Formatnya hampir sama dengan invoice biasa, dengan satu tambahan penting: label “PROFORMA INVOICE” yang jelas di bagian atas, supaya tidak tertukar dengan tagihan resmi.
Isi standar proforma invoice:
- Label: PROFORMA INVOICE
- Nomor proforma (bisa pakai format PI-2026-001)
- Tanggal diterbitkan dan masa berlaku penawaran
- Data penjual dan calon pembeli
- Daftar barang/jasa, harga satuan, diskon kalau ada, dan total
- Syarat pembayaran (misal: DP 30%, pelunasan saat pengiriman)
- Syarat pengiriman kalau relevan
- Catatan bahwa dokumen ini bukan tagihan resmi
Alur Dokumennya: Dari Proforma Sampai Kwitansi
Untuk transaksi yang lebih formal, biasanya alur dokumennya seperti ini:
Proforma Invoice → Purchase Order (dari pembeli) → Invoice resmi → Kwitansi
(penawaran) (konfirmasi beli) (tagihan) (bukti bayar)Tidak semua transaksi melewati semua langkah ini — tergantung kompleksitas dan formalitas hubungan bisnisnya.
Langkah Konkret Hari Ini
Kalau hari ini ada calon klien yang tanya harga sebelum commit order, coba kirimkan proforma invoice alih-alih sekadar chat harga. Ini membuat penawaranmu terlihat lebih profesional, memberi klien gambaran yang jelas, dan mempercepat proses persetujuan dari pihak mereka.
Kamu bisa minta Loonas buatkan proforma invoice lewat WhatsApp dengan cara yang sama seperti invoice biasa — tinggal sebutkan detail penawaran dan tandai bahwa ini proforma. Rapi, cepat, dan tidak perlu repot edit template.